Minuba Integration - opsætning
Opsætning:
Seneste PDF udgave af vejledning til opsætning af Minuba Connector, findes her https://www.systemconnect.dk/minuba-priser
Minuba Integration - generelt:
Følgende bør tages i betragtning:
-
Minuba Connector fra BC Markedsplads
-
Ved OnPrem adgang til Dynamics 365 Business Central back-end
-
Minuba menuerne findes på Rollerne, Bogholder, Regnskabschef, Virksomhedsleder og BusinessManager-evaluering.
-
Hvis kunden modtager indscannede bilag (kreditorfakturaer) i Minuba via 3. part (f.eks.FutureLink) skal man være opmærksom på at tilvælge CVR nummer så det kommer med i det derscannes. Vi har oplevet at telefonnr. havner hvor der burde stå CVR i Minuba og det kan skabeproblemer ved importen.
-
Minuba FIK-streng på faktura til kunderne er udviklet til brug i e-conomic/Uniconta, og skalderfor håndteres via ekstra programmering. FIK strengen indeholder et ciffer mellem fakturanr.og tjek cifret som fortæller om det er en faktura eller et kontoudtog der betales, dette ”ekstra”ciffer kan standard BC/NAV ikke håndtere. Continia Payment Management kan imidlertid godthåndtere dette ekstra ciffer, så det vil ikke give problemer i den forbindelse.
Nedenstående er er uddrag af tidligere udgave af Minuba vejledningen.
Indholdsbetegnelse af vejledning:
-
Opsætning i Minuba Side 3
-
Opsætning i BC/Nav
-
Grund Opsætning Side 4 - 15
-
Ordretyper Side 16
-
Afdelinger Side 17
-
Fakturakontering Side 18 – 19
-
Ordre/sager (Tillægsmoduler) Side 20
-
Fakturalog Side 21
-
-
Minuba indlæsning Side 22
-
Opgavekøpost Side 22
-
-
kundeeksport Side 23
-
Blacklist Side 23
-
Varedimensioner Side 24
-
Debitorafstemning/Kreditorafstemning Side 24
-
Indlæsning til Finanskladde / Salgsfaktura Side 24
-
Daglig brug Finanskladde (Købsfaktura) Side 25
Yderligere info
Nedenstående er fra en ældre vejledning, og vil fremadrettet blive opdateret.
Generelt
-
Find Minuba i båndet eller via de 3 streger yderst til højre
Generelt
-
Søg efter Minuba eller gå til Afdelinger/Firmanavn/Minuba
Opgaver:
Eksport af kunder til Minuba
Herfra eksporteres NAV Debitorer første gang til Minuba
-
Vælg Eksport af kunder til Minuba
-
Klik og den kører.
OBS – Et Minuba kunde nummer indeholder kun tal, hvis man i NAV har kunde numre der indeholder bogstaver og specialtegn bør disse omdøbes inden.
Import af data fra Minuba
Herfra importeres bilag til NAV eller Debitorer der allerede er oprettet i Minuba
-
Vælg Import af data fra Minuba
-
Klik og den kører – kræver denne del er opsat i Generel opsætning under Opsætning.
-
Denne kørsel kan efterfølgende installeres som 2 seperate indlæsninger en till Salgsfaktura og Kreditorfaktura som placeres i de kladder, som er oprettet til brug for dette.
Rapporter og analyse:
Debitor faktura-afstemning
Denne kørsel kan bruges til at afstemme om momsen i Minuba er bogført i NAV
-
Den rapport virker ikke i NAV 2013, da denne ikke understøtter Excel
Kreditor faktura-afstemning
Denne kørsel kan bruges til at afstemme om momsen i Minuba er bogført i NAV
-
Den rapport virker ikke i NAV 2013, da denne ikke understøtter Excel
Opsætning:
Opsætning af Finanskontering (debitorer), Indkøbsfakturaer samt Dimensioner i NAV kan detail opsætte på baggrund af Afdelinger, Materialer og Ordretyper i Minuba.
I Minuba er disse opsat under Administration
Opsætning / Minuba opsætning
Her opsætter man integrationen mellem NAV og Minuba, punkterne gennemgås nedenfor
Generelt
-
Udfyld de nedenfor beskrevne felter
Felt
Beskrivelse
URL
Sti til Minuba løsning
Auth.metode
Angiv Nøgle eller Brugernavn / Password
Nøgle
Angiv nøgle, denne hentes fra en Bruger i Minuba under Indstillinger / Administration / Brugere – vælg Bruger / Udvidede instillinger / kopier Brugernøgle til API (authkey) og indsæt her
Navn
Angiv Nøglens Minuba brugernavn (Fornavn og Efternavn)
Brugernavn
Angiv Brugernavn til Minuba (hvis ikke Nøgle)
Password
Angiv Passwords til Minuba (hvis ikke Nøgle)
Password krypteret
Marker hvis krypteret
Kundesynkronisering
-
Udfyld de nedenfor beskrevne felter
Felt
Beskrivelse
Importer kunder
Marker om kunder skal importeres fra Minuba
Kundeskabelon
Angiv Debitorskabelon til brug for Debitoroprettelse af nye kunder under import af Debitorfakturaer. Se eksempel på Debitorskabelon, på næste side
Adresseinfo fra
Angiv Fakturaadresse eller Kontaktadresse
-
Minuba har 3 typer, Faktura, Kontakt og Installation. Installation kan ikke importeres til NAV Debitorer
-
Ved Fakturaadresse skal f.eks. e-mail fremgår af denne før den importeres.
Importer leveringsadresse
Marker om leveringsadresse skal importeres
Eksempel på debitorskabelon til brug for Minuba import
Fakturasynkronisering
-
Udfyld de nedenfor beskrevne felter
Felt
Beskrivelse
Importerfaktura
Marker om faktura skal importeres fra Minuba
Bogføringstype
Angiv Finanskladde eller Salgsfaktura. Finanskladde – ved fakturering fra Minuba Salgsfaktura – ved fakturering fra NAV/BC Under test brug altid Finanskladde, da Salgsfaktura udtager et nummer under oprettelse, som ikke kan nulstilles igen.
Finanskladdetype
Angiv Finanskladdetpe
Finanskladdenavn
Angiv Finanskladdenavn
Posteringsniveau
Angiv Linje eller Konto nr.
Linje : linjer importeres hver for sig
Konto nr. : Alle linjer samles til én linje
Poseteringstekst
Angive Posteringstekst (Minuba-lev.faktura %1), at angive denne tekst vil overstyre teksten fra Minuba. %1 = Faktura nr. %2 = Debitor nr. %3 = Debitor navn (afkortes ved 20 karakter) %4 - %10 kan opsættes efter ønske.
Lev.fakturasynkronisering
-
Udfyld de nedenfor beskrevne felter
Felt
Beskrivelse
Importer lev.faktura
Marker om
Leverandørmatch
Angiv CVR-nr. eller Telefonnummer. CVR-nr kæver feltet SE/CVR-nr. er udfyldt på kreditor.
Produktbogføringsgruppe
Angiv hvilken Produktbogføringsgruppe der skal bruges som standard.
Momsprod.bogføringsgruppe
Angiv Momsproduktbogf.gruppe til bilag med moms, f.eks. Moms-25
Momsprod.bogføringsgruppe
Ingen moms
Angiv Momsproduktbogf.gruppe til bilag uden moms, f.eks. Fritaget
Finanskladdetype
Angiv Finanskladde
Finanskladdenavn
Angiv Finanskladdenavn
Posteringstekst
Angive Posteringstekst (Minuba-lev.faktura %1), at angive denne tekst vil overstyre teksten fra Minuba.
ved indlæsning af FI-kode, kan det være en fordel at bruge Købskladde som er forberedt på dette, hvis man i denne sammenhæng ønsker at se felterne
-
Betalingsformskode (FIK71/BANK) samt (FI) Kreditor nr., skal disse indsættes af en programmør
-
Tryk OK
Sags integration
-
Opsætning ??
Fakturakontering
Fakturakontering af Salgsfakturaer bør evt. opsættes i samarbejde med din NAV forhandler
-
Vælg Fakturakontering, vælg Ny
-
Udfyld de nedenfor beskrevne felter
Felt
Beskrivelse
Afdelingsnavn
Angiv Afdeling - Afdeling importeret fra Minuba, og kan bruges til konteringsopsætning
Ordretype
Angiv Ordretye – Ordretype importeres fra Minuba, og kan bruges til kontereingsopsætning
Materialekode
Angiv Materiale nr. – hvis man ønsker et bestemt Materiale nr. i Minuba, konteret forskelligt fra generel opsætning af Type.
Type
Angiv Type - disse importeres automatisk fra Materialer i Minuba, og kan bruges til konteringsopsætning
Produktbogf.gruppe
Angiv Produktbogf.gruppe som skal bruges i forhold til Afdeling, Ordretype, Materialer og Type. Det kan være enkeltvis eller en kombination af flere.
Momsprod.bogf.gruppe
(Moms)
Angiv Momsprod.bogf.gruppe f.eks. Moms-25
Momsprod.bogf.gruppe
(Ej moms)
Vælg Momsprod.bogf.gruppe f.eks. Fritaget
Standardenhed
Enhedsbetegnelse for denne konteringskombination, bruges hovedsageligt ved fakturering fra NAV og OIOUBL via Finanskontolinjer på Salgsfakturaer.
-
Gentag punk 2 for at oprette kontering alle Afdelinger, Materialekoder og Typer
-
Tryk Ok
Ordretype – dimensioner
Dimensioner i NAV påføres ud fra Ordretype i Minuba og bør evt. opsættes i samarbejde med din NAV forhandler.
-
Vælg Ordretype – dimensioner
-
Importer ordretyper fra Minuba
-
Udfyld de nedenfor beskrevne felter, med de tilsvarende oplysninger fra Minuba.
Felt
Beskrivelse
Navn
Udfyldes via ’Import ordretyper’ fra Minuba
Beskrivelse
Angiv kort beskrivelse af Navn
Global Dimension 1-kode
Angiv Global Dimension 1-kode i NAV eller efterlad blank. (her Afdeling)
Global Dimension 2-kode
Angiv Global Dimension 2-kode i NAV eller efterlad blank. (her Projekt)
-
Gentag punk 2 for at vælge Afdeling eller Projekt på alle Ordretype - dimensioner
-
Tryk Ok
Afdeling – Dimensioner
Dimensioner i NAV påføres ud fra Afdeling i Minuba og bør evt. opsættes i samarbejde med din NAV forhandler.
-
Vælg Afdeling – Dimensioner
-
Importer ordretyper fra Minuba
-
Udfyld de nedenfor beskrevne felter, med de tilsvarende oplysninger fra Minuba.
Felt
Beskrivelse
Navn
Udfyldes via ’Import afdelinger’ fra Minuba
Global Dimension 1-kode
Angiv Global Dimension 1-kode i NAV eller efterlad blank. (her Afdeling)
Global Dimension 2-kode
Angiv Global Dimension 2-kode i NAV eller efterlad blank. (her Projekt)
-
Gentag punk 2 for at vælge Afdeling eller Projekt på alle Afdeling - dimensioner
-
Tryk Ok
Import-blacklist
Her er det muligt at blackliste bilag fra import via Minuba, som ellers vil blive importeret igen og igen.
Felt
Beskrivelse
Type
Angiv Kreditorfaktura eller Debitorfaktura
Konto
Angiv Konto nr. for Kreditor
Dokument-nr.
Angiv bilagsnr.
Opsætning af Finanskladde eller Købskladde
Disse 2 felter kan tilføjes til f.eks. Finanskladde og Salgsfaktura af din NAV forhandler
Herefter er man klar til at gå i gang!
God fornøjelse.
Noter - som måske skal indarbejdes i manualen:
Kreditor - SupplierInvoice import fra Minuba
Import Kreditor fakturaer = Hoved
Minuba / Indkøbsfaktura / Ordrereference = orderReference i koden
Teksten i dette felt importeres til feltet Beskrivelse i Finanskladde, standard eller tilretning?
Man kunne måske bruge ”note” til at kontere privatkøb eller lignende ved at have Note som NAV tabel der parer en tekst i noten f.eks. ”Privat” med en Finanskonto.
Hvordan fremkommer konteringen ind i dag?
Man får ikke betalingsbetingelser kun en forfaldsdato (SupplierPaymentDueDate) fra Minuba
Debitor – Clients import fra Minuba
Felter som vi får i forbindelse med Debitor oprettelse
Clients (Kunder):
Adresser til Client
Import Debitor fakturaer = Hoved + linjer